ދައުލަތުގެ އޮފީސްތަކުގެ ހިސާބުތަކުގެ ރިކޯޑުތައް، އިދާރީ ބޭނުންތަކަށާއި، އޮޑިޓްކުރަން ފަސޭހަވާނެގޮތަށް ތަރުތީބުން ރައްކާތެރިކަމާއެކު، ރައްކާތެރި ތަނެއްގައި ބަހައްޓަންވާނެއެވެ. އަދި ޤާނޫނީ މައްސަލައެއް ޖެހިއްޖެނަމަ، ހެއްކެއްގެ ގޮތުގައި ކޯޓަށް ހުށަހެޅޭނެފަދަ ގޮތަކަށް ރިކޯޑުތައް ބެހެއްޓުމަށް، މި ގަވާއިދުގެ 12.02 ވަނަ މާއްދާގައި ކަނޑައަޅާފައިވާ މުއްދަތު ހަމަވަންދެން ލިޔުންތައް ބަހައްޓަންވާނެއެވެ.
ލިޔުންތައް ބެލެހެއްޓުމުގެ ޚަރަދު ކުޑަކުރުމުގެ ގޮތުން، އިލެކްޓްރޯނިކް ވަސީލަތްތައް ބޭނުންކޮށްގެން ލިޔުންތައް ރައްކާކުރެވިދާނެއެވެ. މިގޮތަށް އިލެކްޓްރޯނިކް ވަސީލަތްތައް ބޭނުންކޮށްގެން ލިޔުންތައް ރައްކާކުރުމުގައި އަބަދުވެސް އެންމެފަހުގެ ޓެކްނޮލޮޖީ ބޭނުންކުރުމަށް ޚާއްޞަ ސަމާލުކަމެއް ދޭންވާނެއެވެ. މިގޮތުން އިލެކްޓްރޯނިކް ޒަރީޢާއިން ބަލަހައްޓާ ލިޔުންތަކުގެ ބެކަޕް ފައިލު މާލީޒިންމާދާރުވެރިޔާ ކަނޑައަޅާ ތަފާތު ދެތަނެއްގައި ރައްކާކޮށްފައި ބަހައްޓަންވާނެއެވެ.
ރައްކާކޮށްފައި ބަހައްޓާ އެންމެހައި ލިޔުންތައް ހުންނަންވާނީ އެއީ ކޮން ލިޔުންތަކެއްކަން އެނގޭނޭގޮތަށް ތަރުތީބުން ނަންބަރުޖަހައި އަހަރުތައް ވަކިކުރެވިފައެވެ. މިފަދަ ލިޔުންތައް ރައްކާކުރެވިފައިވާ ތަންތަނުގެ މަޢުލޫމާތު އެ ލިޔުންތައް ގެންގުޅޭ ދައުލަތުގެ އޮފީހަކުން ބަލަހައްޓަންވާނެއެވެ.